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Relatórios gerenciais são documentos que reúnem dados sobre a gestão e os processos do seu escritório de advocacia. É uma ferramenta essencial para avaliar o desempenho tantos dos processos internos quanto dos processos judiciais. Você sabe como fazer um relatório gerencial? Gostaria de aprender? Então, continue a leitura. O artigo de hoje vai abordar a importância dos relatórios gerenciais para o seu escritório de advocacia.

Relatórios gerenciais para controle, tomada de decisões e feedback ao seu cliente

Relatórios gerenciais são fundamentais para avaliar o desempenho da sua equipe, processos e estratégias de gestão. Apesar de parecer fácil, é uma das tarefas mais complexas do seu escritório de advocacia.

Os relatórios gerenciais encerram um processo. Eles mostram se o seu trabalho foi bem-sucedido, apontam pontos negativos e indicam possíveis melhorias. É preciso, portanto, saber o que mensurar para aproveitar ao máximo o benefício desses documentos.

Se você tiver muitos dados ou interpretá-los de forma equivocada, com pouca inteligência, talvez o relatório não cumpra o seu papel. Por isso, é importante executá-lo com assertividade.

Relatórios gerenciais para seu escritório de advocacia

É muito comum que os resultados, sejam positivos ou negativos, fiquem apenas na percepção dos gestores. A percepção, entretanto, é superficial. E a maioria delas, infelizmente, passam longe da realidade.

O melhor jeito de saber se um processo ou projeto está indo bem é a partir da análise  dos indicadores de desempenho. Esse indicadores devem ser estabelecidos logo no início do planejamento. Mas quais são os tipos de relatório para um escritório de advocacia?

Relatório dos Processos

É o controle do andamentos das atividades do seu escritório de advocacia. Você deve, portanto, levantar processos ativos por cada um dos profissionais, área do Direito e causa. A partir dele, você conseguirá analisar como está a capacidade produtiva, se alguém ficou sobrecarregado ou se existe capacidade ociosa.

Relatório de Produtividade

Quanto tempo é dedicado a cada processo? Gestores, normalmente, têm a sensação que a equipe pode entregar mais. Isso pode até ser verdade, mas você só saberá com certeza se mensurar a produtividade de cada um dos advogados do seu escritório.

E você consegue mensurar por meio de uma planilha de horas dedicadas a cada uma das atividades. É preciso levantar o que foi produzido em um período de tempo e verificar se corresponde à expectativa. Dessa forma, você consegue identificar o padrão de desempenho e criará estratégias para melhorar ainda mais a produtividade de sua equipe.

Resultado do exercício e fluxo de caixa

Você precisa ter controle da gestão financeira do seu escritório de advocacia. O sucesso desse gerenciamento é o que vai determinar a sustentabilidade e a longevidade do seu escritório de advocacia. Lembre-se: você é dono de um negócio e, como qualquer outro, o objetivo final é o lucro.

Por isso é importante, se atentar para relatórios de contabilidade, como o Demonstrativo de Resultado de Exercício (DRE) e o Fluxo de Caixa.

O primeiro analisa a performance financeira consolidada ao longo de um período: mensal, semestral ou anual. Para obtê-lo, basta tirar, de seu lucro bruto, todos os gastos, chegando ao total de lucro líquido, que pode ser convertido em porcentagem.

Já com o Fluxo de Caixa, você faz uma previsão de suas receitas e despesas futuras, preparando, assim, para possíveis contratempos financeiros e baixas no orçamento.

Relatório para o cliente

Prestar contas ao seu cliente é fundamental quando o assunto é a excelência no atendimento jurídico. O advogado atua em nome de seu cliente sempre por meio de um mandato. É a ele, portanto, que você deve detalhar as atividades desenvolvidas e informar sobre o andamento do processo.

A tecnologia facilita muito a prestação de contas ao seu cliente. Softwares jurídicos, como o iProcessum, por exemplo, são ferramentas super válidos para registrar o andamento dos processos. Tudo fica centralizado em um só lugar. Assim, fica muito mais fácil detalhar o que foi feito. E seu cliente pode acompanhar o andamento do seu processo forma automática. É possível configurar para que eles recebam notificações automáticas a cada atualização do seu caso na Justiça.

Relatório de Inadimplência

A inadimplência é muito comum nos escritórios de advocacia. Por isso, esse tipo de relatório também é super importante. Estabeleça um período recorrente para levantar os contatos devedores, e o quanto cada um deve.

Por meio desse relatório, você e sua equipe poderão decidir como será feita a cobrança. E ainda se será possível oferecer uma melhor condições de pagamento.

Benefícios dos relatórios para o seu escritório de advocacia

Relatórios periódicos proporcionam uma série de benefícios para o sucesso do seu escritório de advocacia. Vamos a eles.

Gestão de tarefas

Quando você faz relatórios está monitorando os indicadores de forma consistente. Na gestão do dia a dia, esses indicadores englobam toda a rotina do escritório: processos, financeiro e pessoal.

O relatório oferece, assim, insumos para ajustes. Por meio dele, você consegue identificar possíveis problemas, até mesmo no início, e de que forma suas ações para ajustá-los terão mais probabilidade de serem bem-sucedidas.

Além disso, com os relatórios, você também consegue avaliar se os prazos estão sendo cumpridos, como está a produtividade da equipe e de que forma pode melhorar esses e outros pontos.

Acompanhamento geral e detalhado de projetos estratégicos

Projetos estratégicos envolvem riscos e investimentos. E, claro, não são para serem executados a curto prazo. Por isso, esses projetos merecem uma atenção super detalhada da sua parte.

Portanto, ao definir como será o planejamento de seus projetos estratégicos, estabeleça também quais serão os indicadores de desempenho importantes para mensurar o quão bem-sucedido eles estão. Defina também quem serão os responsáveis por cada um deles, quando serão avaliados e apresentados para toda equipe.

Assim, você descobrirá se está no caminho certo, ou se precisa fazer algum ajuste ou alteração para chegar onde definiu no seu planejamento estratégico.

Gestão de contratos e clientes

Um processo judicial é um caminho trilhado junto com seu cliente. E como tudo o que envolve Justiça, pode demorar e ser muito desgastante para os envolvidos. Em alguns casos, é até difícil mensurar tudo o que foi feito. Por isso, é super importante fazer relatórios gerenciais de processos e clientes.

Quando você monitora as atividades do seu escritório, tem um material rico e consolidado para apresentar a seus clientes. Assim, você vai conseguir dizer a eles tudo o que dedicou àquela causa. É importante levantar horas dedicadas, atividades realizadas e histórico processual. Ao final, você terá um dossiê para compartilhar com o cliente.

Prestação de contas para sua equipe

Relatórios gerenciais também são ferramentas importantes para prestar contas à sua equipe. Afinal, no dia a dia, pode ser que os colaboradores não tenham uma visão global do que acontece no escritório.

Apresentar relatórios gerenciais mensais é uma maneira super eficiente de solucionar esse problema. Você pode, assim, dar feedbacks das atividades, sobre os processos do escritório, finanças e implementação de novas ferramentas.

Ao inserir a equipe no andamento do seu escritório, os advogados se sentirão parte do processo e, certamente, responderão com mais envolvimento nas atividades.

E você emite relatórios no seu escritório de advocacia? Com que frequência? Compartilhe conosco!

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